Exklusiv intervju med C PRIO Thomas Engevall angående införandet av PRIO i Försvarsmakten

Här nedan kan bloggen presentera en exklusiv intervju med C PRIO i Försvarsmakten, flottiljamiral Thomas Engevall. För den som är intresserad av att få svar på de frågor som kanske inte har besvarats i andra intervjuer eller artiklar så rekommenderas läsningen.

Flottiljamiral Engevall har även lovat att svara på andra frågor runt PRIO i kommentarer till inlägget under förutsättning att dessa håller en god ton och är sakliga, vilket bör vara en självklarhet.

-------------------------------------------------------------------

Flottiljamiral Thomas Engevall, chef för införandet av datasystemet PRIO i Försvarsmakten. Du har förmodligen Försvarsmaktens absolut mest utsatta tjänst just nu. Åtminstone ur ett försvarsmaktsinternt sätt.

Hur känns det att vakna och gå till jobbet på morgonen med tanke på omständigheterna som har varit, och fortfarande är runt systemet?

Det känns bra att vakna och jag sover gott om nätterna. Jobbet är kanske inte heller så utsatt som man kan tro även om det så klart är turbulent av och till. Att gå till jobbet känns också bra och inspirerande eftersom den personal som jag jobbar med är väldigt bra gäng (fokuserade, kunniga och roliga att jobba med). Ur det perspektivet är PRIO-jobbet ett av de bästa jag haft.

Hur ser en vanlig arbetsdag för C PRIO ut?

Det finns inga direkt vanliga dagar utan som i alla projekt så blir tillvaron mycket beroende på i vilken fas projektet, och i PRIO:s fall, de olika införandena befinner sig. Men återkommande inslag är diskussioner med de ansvariga för respektive huvudinnehåll i systemet (Ekonomidirektören för ”ekonomi” samt ”ledning och styrning”. Logistikchefen och Chefen FM LOG för ”Logistikinnehållet”, Personaldirektören för HR samt CIO för de IT-mässiga delarna), dialog och förhandling med leverantören (Team IBM), samt mina DUC och personalen i projektet (vi är idag drygt 100 medarbetare exklusive Team IBM). 

Under senare tid har även diskussionerna med FMV kring kommande utveckling med anledning av försvarsstrukturutredningen, där riksdagen ju tog beslut i förra veckan, tagit en hel del tid. Ja, och så jobbar jag så klart även i PRIO också men inte mer än 15-20 minuter på en vecka.

Var i Försvarsmaktsorganisationen återfinns PRIO projektet, och vem är din närmaste chef?

PRIO återfinns som en egen avdelning inom ledningsstaben i högkvarteret. Chefen för ledningsstaben, generallöjtnant Jan Salestrand, är min chef. Han är också ordförande i PRIO styrgrupp så vi har så klart också täta kontakter på näst intill daglig basis.

Att PRIO inte är särskilt populärt inom Försvarsmakten, och hos den stora massan av anställd personal är väl knappast inte en överdrift, systemet binder upp personalen vid skrivbordet betydligt mer än tidigare. Hur ser du på just denna del? Var inte tanken att ett nytt system skulle underlätta och förenkla för Försvarsmaktens personal?

Vad gäller ”populariteten” så finns det en del att jobba på, det är sant. Å andra sidan så skiljer sig åsikterna åt beroende på vilken del av systemet man pratar om. De delar där gränssnittet är bra, som exempelvis resemodulen får genomgående bra omdömen medan andra delar, som servicemeddelanden får svidande kritik. När det gäller ”låsningen vid datorn” så anser jag det vara en stor myt för de allra flesta medarbetarna under några förutsättningar. 

Man måste ta sig tid att lära sig systemet och man behöver jobba med det regelbundet så man lär sig finesserna och att behärska det. Däremot, om man som en ”första linjens chef”, kanske främst plutonchef, och har mycket personal sig underställd och samtidigt bedriver en intensiv verksamhet så är det mycket att göra i systemet. Det jobbar vi på att förenkla genom att föra en dialog direkt med ett antal berörda plutonchefer för att identifiera rätt åtgärder. Dessutom är det så, att mycket av den frustration som jag känner finns över ”ökad administration” i minst lika stor utsträckning beror på den så kallade HR-transformationen som på PRIO.

Media har den senaste tiden rapporterat om att PRIO har påverkat Försvarsmaktens operativa förmåga. Materiel kommer inte fram, vilket får till följd att flygplan och fordon står obrukbara. Är det verkligen acceptabelt att ett nytt datasystem ska medföra dessa konsekvenser?

Även om vi räknat med rätt omfattande ”strul” i samband med driftsättningen och av det skälet förstärkt stödorganisationen så blev ”strulet” mer än vad vi kunnat föreställa oss. Som jag nyligen skrev på ”FM kommenterar”, så måste man därför betrakta reservdelshanteringslösningen inom PRIO Införande 3 som ett initialt misslyckande. 

Som väl är har de omfattande åtgärder vi satt in lett till resultat och vi kommer att vara uppe i ”gammal” kapacitet snabbare än vad vi initialt trodde. Därefter kommer vi att ha bättre koll på läget än innan och också ha grunden till en logistiklösning som bär mot framtiden.

Även om övriga sex delar av Införande 3 och 4 fungerat bra så har vi tagit åt oss mycket erfarenheter inför kommande införandesteg, inte minst när det gäller utbildning, krav på verksamhetsregler samt att alla, även de ”längst ut på linan” fullt ut skall förstå vad som väntar och även bättre, och tidigare, kunna bedöma om det som utarbetas kommer att kunna fungera som tänkt när väl systemet kommer.

Apropå den senaste tidens mediarapportering runt PRIO, hur ser du på den saken som chef för införandet? SvD har till och med en hel artikelserie med där Försvarsmaktens personal kan få sina värsta PRIO historier publicerade. Anser du att det är bra att media lyfter upp dessa problem till ytan, eller leder detta bara till ytterligare besvär för FM?

Mediebevakning, både positiv och kritisk sådan, är en del av vardagen för Försvarsmakten och i grunden tycker jag att den är bra. Sen är det en annan sak att man kan bli mer än irriterad när artiklar uppenbarligen innehåller sakfel eller ”påhopp”, men man får försöka att inte bli provocerad alltför mycket och lätt, utan svara upp med så saklig information som möjligt.

När det gäller bloggar så har jag länge tyckt att Försvarsmakten med flertalet chefer oftast är alldeles för passiva och i onödan lämnar ”planen öppen”. FM egen ”bloggfamilj” är ett steg i rätt riktning men det går att göra mer. För egen del har jag bestämt mig för att öka min aktivitet men samtidigt låta bli att svara på rena påhopp och raljanta inlägg som också förekommer.

PRIO sägs ha kostat runt 4.000.000.000:- av skattemedel, och inte mycket har blivit bättre eller enklare, åtminstone än så länge. Stämmer dessa siffror? Vet man exakt vad kostanden ligger på om man räknar in löner till Försvarsmaktens personal som jobbar med systemet, alla konsulter och andra kostnader?

Vid utgången av 2012 så kommer PRIO att ha kostat ca 3 miljarder. Detta inkluderar Team IBM:s kostnader för alla sina konsulter och underleverantörer (SAP, Logica, Cap Gemeni m.fl.), försvarsmaktens egen personal och konsulter som jobbar i projektet, utbildningskostnader för FM personal, licenser, uppbyggnad av stora delar av IT-infrastrukturen mm. Efter 2012 tillkommer kostnader för införande 5-6 och uppbyggnad av IT-infrastrukturen så att systemet kan hantera hemlig information (Hemlig/Restricted).

Något som inte kommit fram särskilt ofta i media är det faktum att Försäkringskassan försökte att införa samma system (SAP) men avbröt införandet när summan passerade 10.000.000.000:- och gick tillbaka till gamla system då SAP inte fyllde funktionen man hade beställt. Hur ser du på detta? Hade Försvarsmakten varit i kontakt med Försäkringskassan inför att man beställde SAP (PRIO), eller var det till och med så att man inte kände till det?

Jag vet inte vad Försäkringskassans SAP-övning kostade men några 10 miljarder har jag svårt att tänka mig att det var. Vi bestämde oss inte heller för att ”nu ska vi ha SAP” utan arbetade fram en omfattande ”kravspecifikation” som låg till grund för en öppen upphandling helt enligt ”Lagen om Offentlig Upphandling” (LoU) och kontraktet med Team IBM tecknades 2007. Det hade kunnat bli ett annat system eller en lösning med många samverkande system med en gemensam integrationsplattform (en så kallad ”best of breed”-lösning), men några sådana konkurrenskraftiga anbud dök inte upp.

Under resans gång har vi dock haft många och omfattande kontakter med andra företag, men kanske framför allt, andra försvarsmakter som använder SAP och vi är numer aktiva i de bägge användargrupper som finns inom försvarsområdet. Den ena i det nordiska samarbetsorganet NORDEFCO (tillsammans med Danmark, Norge och Finland) samt den andra  i DEIG (Defence Interest Gruop), med 17 deltagande nationer, för att kunna påverka att den funktionalitet som är specifik för försvarsområdet kan utvecklas på ett bra sätt och att vi inte skall behöva stå för all sådan utveckling själva.

Kortfattat, vem beslutade om att det var just PRIO som skulle bli Försvarsmaktens framtida datasystem, och på vilka grunder fattade man det beslutet?

De grundläggande besluten har fattats av ÖB (såväl Hederstedt som Syrén). Ett svar i tre meningar på grunderna bakom är att: Försvarsmakten har krav på sig från regering och riksdag att ha full kontroll på våra tillgångar i form av personal, materiel och ekonomi och att kunna koppla dessa tillgångar till våra förband. Försvarsmakten behöver denna kontroll även själv för att kunna bygga upp och vidmakthålla vår bas- och insatsorganisation på ett så effektivt sätt som möjligt. Tidigare stödsystem klarar inte denna uppgift utan en förnyelse är ett skallkrav.

Är du som chef för införandet, eller Försvarsmakten som myndighet uppvaktade av den politiska nivån i frågan om PRIO, hur införandet fortgår, och om problemen som finns?

Ja, vi har en löpande dialog med regeringskansliet (Fö) om vad som går bra och vad som inte går fullt så bra. I årets regleringsbrev, där det årliga uppdraget till FM specificeras av regeringen, finns också särskilda återrapporteringskrav med anledning av PRIO.

Även vissa riksdagsledamöter hör av sig med direkta frågor.

Försvarsstrukturutredningen föreslog i sin rapport att man skulle stoppa införandet av PRIO då man såg för stora svårigheter samt kostnader med att fullfölja projektet.

Varför följde Försvarsmakten inte den rekommendationen?

Vi delade inte försvarsstrukturutredningens (FSU) slutsatser, som förordade en ”paus” i införandet, bland annat eftersom en sådan paus skulle blivit i princip lika dyr som att fullfölja det då pågående Införande 3-4 som vi var mitt uppe i.

FSU hade i sitt resonemang även en, enligt min uppfattning, betydande svaghet i sin argumentation om avbrott/stopp/paus som även många andra som fortfarande har uppfattningen att PRIO skall avbrytas/stoppas. Man har ingen egen idé om vad man i så fall skall göra i stället!   

Hur ser du som chef på införandet av PRIO på framtiden för systemet? Kommer systemet någonsin att bli klart, och framförallt vad kommer den totala prislappen att landa på?

Framtiden för PRIO blir precis så bra eller dålig som vi gemensamt gör den till. Det kommer att krävas många års hårt jobb av betydligt fler än vi på ledningsstabens PRIO-avdelning för att systemet skall nå upp till sin fulla potential. Detta inkluderar medarbetare och chefer på alla nivåer, som beroende på ansvar och uppgifter, alla kan bidra på något sätt. 

Införande 1-6 skall förhoppningsvis vara färdiga 2014 men någon slutversion kommer aldrig att finnas, lika lite som Windows 7 kommer att vara det sista operativsystemet som finns i våra PC:ar. När det gäller den slutliga prislappen avstår jag från att ha en bestämd uppfattning. Alla stödsystemkostnader måste hursomhelst balanseras mot det som de skall stödja dvs. krigsförbanden.

Många användare av systemet upplever att Försvarsmakten köpt ett ålderdomligt datasystem, detta främst då man upplever en gränsyta mer likt Windows 3.11 från tidigt 90-tal än ett nytt datasystem som införs år 2012. Dessutom uppfattas systemet ofta som mycket ologiskt och krångligt att använda. Många knapptryckningar och svåra kommandon för den mest enkla sak. Är det verkligen OK att det är så här? kommer Försvarsmaktens personal att få se en förbättrad gränsyta, eller är det så här det kommer att se ut?

Gränsytan är inte SAP starka sida. Uppriktigt sagt så är gränsytan genomgående rätt kass. När vi hade vårt senaste möte i den internationella användargruppen (DEIG) sa den amerikanske ledamoten (som företräder US Navy) kring hur vi kommer att uppfatta systemet ”-You will hate the front end, but you will love the back end”. Dvs. systemets styrka är vad man kan göra med det om man behärskar det men någon estetisk njutning är det inte. 

Det jag önskar skulle ske är att de tyska ingenjörerna kunde korsbefrukta sig (inom värdegrundens ramar) med Apples systemutvecklare. Det kommer nog att ske, men knappast i närtid. Intill dess kommer vi att se över vissa av gränsytorna för att kunna stötta upp så långt det är möjligt (liknande det som skett för resebeställningarna) och driva på SAP inom våra användargrupper att bli mer och mer användarvänliga.

I en blogg häromdan fick jag frågan om jag skulle använda en bank och/eller ett e-handelsföretag som hade SAP gränsyta. Det instinktiva svaret är givetvis ”nej”. Å andra sidan så erbjuder SAP möjligheter att få koll på pengarna och prylarna som få andra system när man har en så pass komplex verksamhet som FM. Får man tänka efter så svaret blir nog svaret i alla fall ”ja” på den hypotetiska frågan. Hade något företag haft ett system med samma förmåga men med en gränsyta ”a la” Ipad hade skiftet dock gått fort…

Varför finns inte PRIO tillgängligt via internet, åtminstone tidrapportering, redovisning och resebeställning? Till och med banker har säker inloggning via internet för sina kunder!

Borde inte detta vara rimligt att kräva av ett datasystem som PRIO?

Detta är ingen PRIO-fråga utan helt och hållet en säkerhetsfråga. FM personal har ju inte ”fri tillgång” till vare sig e-post eller kalender heller av samma skäl. Nu kommer det senare att ändras och vi tittar också på att införa just sådana funktioner även för PRIO, faktiskt via de standardmässiga ”appar” som SAP egen personal och många företag redan använder. 

Utmaningen för oss är att bygga lösningen så att den kommer att fungera även när PRIO lyfts informationsklassmässigt (till Hemlig/Restricted). Jag skall göra vad jag kan för att det skall gå men i likhet med ”Orsa kompani” lovar jag inget bestämt än i den frågan.

Man har uteslutit en stor del av din egen yrkeskår från systemet, d.v.s. flottans personal som enbart har sina fartyg som arbetsplats, inte har ett eget kontor i land med en FM AP dator (PRIO) och kanske är borta till sjöss under långa perioder. Hur ser du på detta? Kommer man att tillse att fartygen får access till systemet? Det borde ligga dig varmt om hjärtat då du själv vet hur situationen för just flottan är. Detta gäller självklart även många andra delar av Försvarsmaktens personal som inte har daglig tillgång till systemet.

Att inte fartygen har tillgång till FM AP med hela det utbud som finns, inklusive PRIO, anser jag vara ”halvskandal” och något som med tiden, förr snarare än senare, måste ändras. Det som gör att det inte redan finns är en kombination av bristande kravställningar från marinens egen sida samt den tekniska komplexiteten om man vill ha ett system som man kan jobba i ”när man inte ligger uppkopplad” och som synkar sig när sändningsmöjligheter/sändningstillstånd finns.

Inom ramen för införande 5-6 finns det vi kallar för ”autonom lösning”, dvs. möjligheter att använda systemet när man inte är sammankopplad med det centrala systemet hela tiden, vilket alla nuvarande användare av systemet är. Det finns dock olika ambitionsnivåer på autonomiteten och jag och MI samt C PROD Marin för en löpande dialog kring denna så vi skall hamna rätt. Att PRIO kommer i en eller annan form ombord är därför en tidsfråga.

I närtid skall vi se över om vi kan använda den så kallade IndustriAccessterminalen (IAT) som arbetar över Internet. Den bygger dock på att man har en internetuppkoppling (via mobil alt satellit) annars fungerar den inte.

Bra att veta är också att inga förband med specialavtal (de bägge sjöstridsflottiljerna, ubåtsflottiljen, helikopterflottiljen, F7 samt segelfartygen), som exvis Sjöarb, har stöd i systemet för närvarande. När det gäller löner/ersättningar/tillägg så hjälper det sålunda inte att ”få systemet” ombord. 

När PRIO sattes upp så var nog tron att dessa avtal skulle försvinna med tiden(det är den enda förklaringen jag har fått) men så har inte blivit fallet. Detta kommer att ses över i samband med Införande 5-6 så att alla skall kunna verka i systemet på lika villkor.

Slutligen Thomas, vad gör en PRIO-chef på sin semester? Förhoppningsvis bibehåller du kontakten med havet och båtlivet?

Jajamen! Jag kommer att befinna mig i, vid och på havet i princip hela semestern.

Har du några avslutande ord du skulle vilja framföra

Jag skulle vilja avsluta med en skepparhistoria (som är helt sann) och som handlar om gränssnitt. I PC-erans relativa linda så skulle jag som nybefordrad kommendörkapten tillträda tjänsten som stabsingenjör (SI) vid flaggen (Kustflottans stab). 

Strax innan jag tillträdde hade dåvarande Chefen för Kustflottan (CKF) fått en splitter ny bärbar Toshiba med färgskärm (kostade ca 60.000:- år 1992). Efter en helg med datorn hade han kommit in till min företrädare och upprört sagt ”Vad är det här för dj.vla skitdator, den fungerar inte. Köp mig en Mac, det säger flaggkapten (stabschef) skall vara bra!” 

Sagt och gjort, två Mac:ar köptes raskt in där SI behöll den ena som sedermera blev min och CKF fick den andra. Den ”kassa” Toshiban låg kvar i SI:s säkskåp och föll så sakta i glömska.

Något år efter jag klivit på utökades flaggen med två befattningshavare (en inspektionsofficer och en inspektionsingenjör som kan sägas vara föregångare till dagens ”steam”-funktioner) efter våra inledande besök på FOST (Flag Officer Sea Training) i England. Ingenjören hamnade hos mig men hade ju ingen dator. Med direktivet ”-Du kan ju ta CKF:s gamla Toshiba och se om du kan få liv i den.” begav han sig hem över helgen.

På måndag morgon kom han med ett brett flin över hela ansiktet. ”-Inga problem med den!” var hans kommentar. När jag såg lätt frågande ut svarade han ”-Det fanns bara DOS på den, så när CKF försökte skriva ett av sina många handbrev så stod det bara C:\”.

På datorn fanns vare sig Windows 3.10 eller några andra program såsom Word eller annat. Nu gick det bra för CKF ändå när han fick sin Mac och inspektionsingenjören fick ju en dator han också….

En uppiggande historia från tider då Sverige faktiskt hade en riktig flotta med många kompetenta fartyg och personal, även om datorkunskapen kanske var begränsad! :)

Med detta tackar vi flottiljamiral Thomas Engevall för en mycket öppenhjärtig intervju och önskar dig en skön sommar och en kanske välbehövlig semester. Vi önskar även ett stort lycka till med ditt arbete att få ordning på system PRIO, framförallt för Försvarsmaktens skull!